دفاتر أسبقية  طلبات الشهر ومشروعات المحررات

دفاتر أسبقية

 طلبات الشهر ومشروعات المحررات

المبحث الاول

دفاتر أسبقية طلبات الشهر

يخصص لكل مركز من المراكز أو قسم من الأقسام الواقعة فى دائرة اختصاص المأمورية دفتر أسبقية تقيد فيه طلبات الشهر الخاصة بهذا المركز أو القسم بأرقام مسلسلة تتجدد سنوياً ويراعى قف هذا الدفتر يومياً وذلك برسم خط بالمداد الأحمر للفصل بين الطلبات كل يوم واليوم الذى يليه على أن يوقع على هذا الإقفال بخط واضح من الكاتب المسند إليه القيد فى دفتر الأسبقية ورئيس المأمورية أو من يقوم مقامه مع ذكر التاريخ .

وتقفل الأعمال بها فى نهاية 31 ديسمبر من كل عام عند آخر بيان مدون بها ويذيل هذا الإقفال بمحضر موقع عليه من رئيس المأمورية وكاتبها ويوضح به آخر للطلبات على أن يكتب هذا الرقم بالحروف تملأ خانات الدفتر حسب عنوان كل خانة .

ويراعى إثبات بيانات الطلبات بدفتر الأسبقية بوضوح فى الخانات المخصصة بحيث تكون شاملة للبيانات الجوهرية مع بيان المستندات المقدمة مع الطلب بياناً دقيقاً مع ذكر تاريخها ونوعها والجهة الصادرة منها مع إيضاح موضوع ونوع التعديلات التى قد تطرأ عليه – ويجب مراجعة عدد الطلبات والبيانات التى تم قيدها بدفتر الأسبقية على الطلبات المقدمة فعلاً للمأمورية مع مراعاة عدم ترك أى فراغ بين كل قيد وآخر يسمح بإضافة أسبقية جديدة أو تحشير أو أية بيانات أخرى .

المبحث الثانى

دفاتر أسبقية مشروعات المحررات المراد شهرها

       تعد بالمأمورية دفاتر أسبقية لقيد مشروعات المحررات المراد شهرها تراعى بها أحكام المادة السابقة .

       يجب العناية بدفاتر أسبقية الطلبات والمشروعات مع عمل محضر لإثبات حالتها عند تسليمها من موظف إلى آخر ويعتبر الدفتر فى عهدة الموظف الذى يعمل به .

يجوز إعطاء شهادات من واقع دفاتر أسبقيات طلبات الشهر ومشروعات المحررات لمن يطلبها بالشروط الآتية :

• أن يتضمن الطلب رقم الشهر أو مشروع المحرر المراد الحصول على شهادة بشأنه مع ذكر تاريخ تقديمه والجهة المقدم إليها وسداد الرسوم المستحقة قانوناً عن كل طلب أو مشروع محرر يراد الحصول على بياناته بحيث إذا تعددت الطلبات أو المشروعات تعددت الرسوم لتعددها .
• تعطى الشهادات متضمنة البيانات المدونة بدفتر أسبقية الطلبات أو دفتر أسبقية مشروعات المحررات عن الطلب أو المشروع المراد الحصول على شهادة بشأنه وتذيل الشهادة بتحفظ يخلى المصلحة من المسئولية فى حالة عدم صحة شخصية الطرفين أو عدم صحة موضوع المحرر ويوقع على الشهادة من رئيس المأمورية المختص وتختم بخاتم الدولة .

       تنظيماً لعملية إعطاء شهادات من واقع دفاتر أسبقية طلبات الشهر ومشروعات المحررات المنصوص عنها فى المادة السابقة ولعملية إعطاء صور من طلبات الشهر والأوراق المتعلقة بها المنصوص عنها فى المادة (503) .

       يراعى تخصيص دفتر بكل مأمورية بحسب النموذج الآتى تثبت فيه الطلبات المقدمة وما تم فى كل منها مع توقيع الطالب بما يفيد حصوله على المطلوب .