تعليمات إدارية
لمكاتب التوثيق وفروعها
يراعي موافاة إدارة التوثيق بالنموذجين من توقيعات الموثقين .
يراعي ضرورة إنجاز عمليات التوثيق والتصديق وإثبات التاريخ والتأشير علي الدفاتر التجارية في ذات يوم تقديمها وعلي الموظفين المختصين عدم مغادرة مكاتبهم مقابل الفراغ من هذه العمليات ومن إدراجها بالدفاتر المتعلقة بها وترحيلها بالفهارس علي أن تحفظ تلك الدفاتر في دواليب مغلقة .
يجب علي الموثقين إلي جوار قيامهم بمختلف أعمال التوثيق الفنية وإثباتها بالدفاتر المتعلقة بها الإشراف الفعلي علي مختلف الأعمال الكتابية .
يراعي العناية بأختام التوثيق عموماً وعيل الأخص بأختام المحاضر بضرورة ظهورها علي المحررات ظهوراً كافياً مقروءاً .
يراعي وضع كلمة ( السيد ) المستعملة للتبجيل بين قوسين للتفرقة بينهما وبين الاسم الأصلي للمتعاقدين عن التنفيذ بدفاتر التوثيق والفهارس المتعلقة بها .
علي مكاتب التوثيق وفروعها إبلاغ مأموريات الضرائب عن الاشتراطات المتعلقة بالفوائد التي تتضمنها المحررات المقدمة بتوثيقها أو إثبات تاريخها أو التصديق علي توقيعات أرباب الشأن فيها علي أن يحرر علي النموذج المعد لذلك وفقاً للبنود الموضحة في ذيله بشرط أن يتضمن التبليغ أسماء المتعاقدين ومحال إقامتهم بكل وضوح ومبلغ الدين وتاريخ الاستحقاق وسعر الفائدة .
ويلاحظ تحرير النموذج المذكور من صورتين تحفظ أحدهما بالمكتب أو الفرع وترسل الثانية إلي المأمورية الكائن بدائرة اختصاصها المركز أو الفرع أو المحل الرئيسي للمصاريف ودور التسليف والشركات المساهمة إذا كانت مراكزها بمصر أو لها فروع فيها – أو محل إقامة الدائنين إذا كانوا يقيمون في مصر وديونهم ثابتة بمقتضى عقود رسمية محررة في مصر أو محررة في الخارج ولكنها مشمولة بالصيغة التنفيذية في مصر أو إلي المأمورية الكائن بدائرة اختصاصها محل إقامة المدين إذا كان الدائنون مقيمون في الخارج أو كان الدائن شركة أجنبية ليس لها مركز في مصر وليس لها فرع فيها مهما يكن نوع السند المثبت للدين .
يتعين علي مكاتب التوثيق وفروعها التحقق عند توثيق المحرر أو التصديق علي توقيعات ذوي الشأن فيه من استماله علي بيان مهنة أطراف المحرر وجهة عملهم وصفاتهم وإقرار من كل منهم بخضوعه أو عدم خضوعه لقانون الكسب غير المشروع رقم 62 لسنة 1975 ومحل إقامتهم ونوع المحرر وقيمة التعامل أو المقابل وذلك من واقع البطاقة الشخصية أو العائلية أو أي مستند رسمي أخر خضوع أطراف التعامل لقانون الكسب غير المشروع المشار إليه .
كما يتعين إخطار إدارة الكسب غير المشروع عن حالات التصرف في المنقول الذي تزيد قيمته علي ألف جنية وذلك عن طريق إعداد كشوف في نهاية كل شهر من واقع المحررات الموثقة أو دفاتر التصديق علي التوقيعات أو إثبات التاريخ وذلك بالنسبة لكل نعامل يكون طرفاه أو – أحدهما من الخاضعين لقانون الكسب غير المشروع المشار إليه .
ولا يسري ذلك علي السيارات بكافة أنواعها حيث تتولى إدارة وأقلام المرور الإخطار عنها
يراعي أن تكون تأشيرات جميع الموظفين علي المحررات التي ستقدم لمكاتب الشهر لشهرها بالمداد الأسود وعدم استعمال المداد الأزرق مطلقاً سواء كانت ذلك في صلب المحرر أو محاضر التصديق أو الإقرارات أو التصحيحات أو الإضافات أو بيانات الرسوم أو أي بيان أخر .
ويراعي ذلك أيضاً بالنسبة لأختام المتعاقدين وبصماتهم وتوقعياتهم وأختام الشهود والصيغة التنفيذية وأختام التوثيق وجميع الأختام الأخرى .
يراعي ضرورة بيان مفردات الرسوم وجملتها وتاريخ سدادها ورقم قسيمة لسداد وجهة التحصيل في جميع المحررات التي تقدم لأي إجراء من إجراءات التوثيق وكذلك في الدفاتر المتعلقة بها .
كما يجب مراعاة ذكر عنوان صاحب الشأن علي وجه دقيق من واقع بطاقة الحالة المدنية العائلية أو الشخصية أو أي مستند رسمي أخر .
يراعي في شأن الوكالة عن أصحاب الشأن في إجراءات التوثيق ما ورد في المادة 539 وما بعدها من تعليمات الجزء الثاني الخاص بالشهر .
الوكالة عقد بمقتضاه يلتزم الوكيل بأن يقوم بعمل قانونى لحساب الموكل يوجب أن يتوافر فى الوكالة الشكل الواجب توافره فى العمل القانونى الذى يكون محل الوكالة ، ما لم يوجد نص يقضى بغير ذلك .الوكالة الواردة فى ألفاظ عامة لا تخصيص فيها حتى لنوع العمل القانونى الحاصل فيه التوكيل ، لا تخول الوكيل صفة إلا فى أعمال الإدارة .
ويعد من أعمال الإدارة الإيجار إذا لم تزد مدته على ثلاث سنوات وأعمال الحفظ والصيانة واستيفاء الحقوق ووفاء الديون ، ويدخل فيها أيضا كل عمل من أعمال التصرف تقتضيه الإدارة كبيع المحصول وبيع البضاعة أو المنقول الذى يسرع إليه التلف وشراء ما يسلتزمه الشئ محل الوكالة من أدوات لحفظه ولاستغلاله .لابد من وكالة خاصة في كل عمل ليس من أعمال الإدارة وبوجه خاص قي البيع الرهن والتبرعات والصلح والإقرار والتنازل والتحكم وقبول اليمين وتوجيهها وردها والمرافعة أمام القضاء وترك الخصومة والتنازل عن الحكم أو عن طريق من طرق الطعن فيه ورفع الحجز وترك التأمينات مع بقاء الدين والادعاء بالتزوير ورد القاضى ومخاصمته ورد الخبير والعرض الفعلى وقبوله وأى تصرف أخر يوجب القانون فيه تفويضاً خاصاً .والوكالة الخاصة لا تجعل للوكيل صفه إلا في مباشر الأمور المحددة فيها وما تقتضيه هذه الأمور من توابع ضرورية إذا عين الوكلاء في عقد واحد دون أن يرخص في انفرادهم في العمل كان عليهم يعملوا مجتمعين إلا إذا كان العمل مما لا يحتاج فيه إلى تبادل الراى كقبض الدين أو وفائه .لا يجوز لشخص أن يتعاقد مع نفسه باسم من ينوب عنة .سواء أكان التعاقد لحسابه هو أم لحساب شخص آخر , دون ترخيص من الأصيل على انه يجوز للأصيل في هذه الحالة أن يجيز التعاقد , كل هذا مع مرعاه ما يقضى به القانون أو قواعد التجارة .يجوز أن يعطى الوكيل في جلسة المرافعة بالمحكمة بتقرير يدون بمحضرها وحينئذ يقوم التقرير مقام التصدير على توقيع الموكل .للمحامين دون غيرهم حق الحضور عن الخصوم أمام المحاكم وللمحكمة أن تأذن للمتقاضين فى أن ينيبوا عنهم فى المرافعة أمامها أزواجهم أو أصهارهم – أو أشخاصاً من ذوى أقربائهم لغاية الدرجة الثالثة .ويراعى ضرورة توضيح علاقة الموكل بالوكيل عند إجراء التوكيلات التى تتضمن حق المرافعة أمام المحاكم .إذا تم التعاقد بوكيل فيجب التأكد من أن مضمون المحرر المطلوب شهره أو توثيقه أو التصديق على التوقيعات فيه لا يجاوز حدود الوكالة .تراعى فى شأن الوكالة فى أعمال الشهر العقارى والتوثيق الأحكام المنصوص عليها فى الفصل السابع والعشرين من الباب الرابع من تعليمات الشهر .يجب بالنسبة للتوكيلات أن يصدق فيها على إمضاء أو ختم الموكل أو يحرر بها اشهاد أمام مكتب أو فرع التوثيق .وإذا كان القانون يشترط الرسمية لإبرام التصرف موضوع المحرر فيجب أن يكون التوكيل المعطى لإبرام مثل هذا التصرف رسمياً .على أنه يجوز للدائن المرتهن رهناً رسمياً والموهوب له أن يوكل غيره فى قبول الرهن أو الهبة بموجب توكيل عرفى مصدق على التوقيع فيه .
التوكيلات المحررة فى الخارج يراعى بالنسبة للتوكيلات المحررة فى الخارج القواعد الآتية :إذا كان التوكيل قد تم أمام القنصل المصرى الموجود فى الجهة التى يقيم بها الموكل فلا يؤخذ بهذا التوكيل إلا بعد اعتماد توقيع القنصل من وزارة الخارجية بجمهورية مصر العربية .إذا كان التوكيل قد تم أمام السلطات الأجنبية المختصة فيكتفى باعتماده من قنصل جمهورية مصرى العربية على أن يعتمد توقيع القنصل من وزارة الخارجية . إذا لم يوجد فى الجهة التى عمل التوكيل بها قنصل لجمهورية مصر العربية فيكتفى باعتماد التوكيل من مديرية الأمن فى المحافظة الموجود بها مقر قنصل الدولة الأجنبية التى حرر التوكيل فيها وذلك بعد اعتماده من ذلك القنصل .
يمثل الأشخاص الاعتبارية النائبون عنها المفوضون لهذا الغرض طبقاً لسند إنشائها الذى يجب الرجوع إليه .ويراعى بالنسبة للتصرفات الصادرة من الشركات المساهمة والتى تكون الرسمية ركناً فيها كالرهن الرسمى أن يكتفى بإثبات صفة ممثلى الشركة بصورة من محضر مجلس الإدارة بتفويضهم لذلك موقعاً عليها من رئيس مجلس الإدارة بمطابقتها للأصل مع التصديق على توقيعه ، وهذا القرار يبيح للعضو المنتدب التوقيع على العقد الرسمى نيابة عن الشركة ، ولا محل للمطالبة بتفويض يصدر فى شكل عقد رسمى من رئيس مجلس الإدارة إلى ممثلى الشركة اكتفاء بما تقدم لمصالح الحكومة والهيئات العامة أن تصدق على توقيعات موظفيها على المحررات الخاصة بها متى وقع هؤلاء الموظفين بحكم وظائفهم ، وذلك بأن يعتمد هذا التوقيع من رؤساء هؤلاء الموظفين ويختم بخاتم المصلحة أو الهيئة .
ولهذا يراعى قبول التفويضات الصادرة طبقاً لذلك .ليس من المحتم حضور الوكيل وتوقيعه على التوكيل المراد توثيقه بل يكتفى بتوقيع الموكل على الأصل الذى يحفظ بمكتب التوثيق أو الفرع .يراعى بالنسبة للتفويضات وغيرها من المحررات المقصود استعمالها خارج جمهورية مصر العربية والمطلوب توثيقها أو التصديق على التوقيعات فيها وجوب تضمينها نصاً يفيد ذلك .وإذا أريد اعتماد توقيع الموثق فيراعى بعد تحصيل الرسم عن هذا الاعتماد إرسال الأوراق إلى المصلحة عن طريق مكتب التوثيق المختص .يراعى عدم قبول التوكيلات الصادرة من الأشخاص الخاضعين للحراسة أو الممنوعين من التصرف .يجوز قبول التوكيلات الصادرة من الأشخاص الذين كانوا خاضعين لأحكام الحراسة على أن تكون توكيلات خاصة تنصب على التصريح للوكيل بتقديم طلب تعويض للإدارة العامة للأموال التى آلت إلى الدولة تطبيقاً للقانون 150 لسنه 1964 – واستلام سندات التعويض وكوبوناتها وكذا الأموال التى يصرح بها القانون المشار إليه والقرار الجمهورية رقم 1876 لسنه 1964 وذلك كله فى حدود القوانين الخاصة بالنقد والقوانين الأخرى المتعلقة بهذا الشأن .تنتهى الوكالة بإتمام العمل الموكل فيه أو بانتهاء الأجل المعين للوكالة كما تنتهى بموت الموكل أو الوكيل .ويجوز للموكل فى أى وقت أن ينهى الوكالة أو يفيدها ولو وجد اتفاق يخالف ذلك . ويتم التنازل بإعلانه للموكل .يجوز أن يتم إلغاء التوكيلات أو التنازل عنها فى جميع الحالات بإقرار مصدق على التوقيع فيه دون حاجة إلى إقرار رسمى حتى لو كان التوكيل رسمياً أو صادراً لإتمام تصرف يشترط فيه الرسمية ، كما يجوز أن يتم ذلك بناء على نذار على يد محضر إذا كانت هذه التوكيلات فى مباشرة إجراءات الشهر العقارى والتوثيق .إذا كانت الوكالة خاصة تتضمن تحديد أنواع التصرفات التى يجوز للوكيل مباشرتها وكانت صادرة لصالح الوكيل أو الغير – كأن ينص فى موضوعها على حق الوكيل فى البيع لنفسه أو الغير والتوقيع على عقد البيع النهائى – فإنه فى هذه الحالة يمتنع على الموثق توثيق إقراره أو التصديق على توقيعه فيه بإلغاء هذه الوكالة ما لم يتم هذا الإلغاء بمحرر موثق أو مصدق فيه على توقيع الموكل والوكيل عليه .
الاستناد إلى التوكيلات الملغاة : يراعى عند الاستناد إلى التوكيلات الملغاة أنه إذا كان التوكيل فى عمل محدد ، واشترط لإلغائه ألا يتم ذلك إلا بحضور الموكل والوكيل ، فإن أثر الإلغاء لا يكون نافذاً فى حق الوكيل أو الغير إلا إذا تم الإلغاء بمحرر موثق أو مصدق على توقيع الموكل والوكيل عليه .وإذا تم إلغاء التوكيل أمام مكتب أو فرع التوثيق غير الذى أجرى فيه التوكيل المطلوب إلغاؤه فيجب تضمين المحرر إقرار الموكل بأن التوكيل المطلوب إلغاؤه ليس صادراً لصالح الوكيل وليس منصوصاً فيه على عدم الإلغاء إلا بموافقة الوكيل وأنه إذا ظهر غير ذلك يعتبر الإلغاء كأن لم يكن .
يتبع في شان الإنذارات وصحف الدعاوى والأحكام وغيرها التي تعلن بها مكاتب التوثيق أو فروعها أو التي تحال إليها من المصلحة ما جاء بالمادة 475 وما بعدها من الجزء الثاني الخاص بتعليمات الشهر .
