إجراءات التوثيق
المبادئ العامة التى يجب مراعتها
لا يجوز للموثق القيام بأي إجراء من إجراءات التوثيق أو التصديق علي التوقيعات أو إثبات التاريخ أو التأشير علي الدفاتر التجارية إلا بعد سداد الرسم المستحق عنه .
وإذا كان المحرر المطلوب توثيقه أو التصديق علي التوقيعات فيه واجب الشهر وجب أيضاً سداد رسوم الشهر عنه كاملة .
لا يجوز للموثق القيام بأي إجراء من إجراءات التوثيق أو التصديق علي التوقيعات أو إثبات التاريخ لأي عقد من عقود تأسيس الجمعيات والمؤسسات نظمها الأساسية الخاضعة للقانون رقم 32 لسنة 1964 والقوانين المعدلة له أو تعديل هذه العقود والنظم المذكورة إلا بعد تقديم موافقة رسمية من الجهة الإدارية المختصة التي تتبعها هذه الجمعيات والمؤسسات الخاصة علي أن كون معتمدة بخاتم شعار الدولة .
يجب علي مكاتب التوثيق وفروعها عدم إتمام توثيق أو التصديق علي التوقيعات في المحررات . واجبة الشهر إلا إذا كان مؤشراً عليها بصلاحيتها للشهر من مأموريات الشهر العقاري المختصة وبشرط ألا يكون طلب الشهر الذي يني عليه المحرر قد أعتبر كأن لم يكن بقوة القانون .
كما يجب عليها عدم إتمام توثيق المحررات واجبة القيد في السجل العيني إلا إذا كان مؤشر عليها بصلاحيتها للقيد من مأموريات السجل العيني المختصة علي أن تكون صور المحرر في هذه الحالة محررة جميعها علي الورق الأبيض بما فيها الصور التي تقدم لمكتب السجل العيني لقيد البيانات الواردة بها في صحف الوحدات العقارية .
كما يتعين عليها الامتناع عن قبول الرسوم والتصديق علي استمارات التسوية بعد الميعاد المحدد لسريان نظام لسجل العيني علي القسم المساحي الذي يحدده زار وزير العدل وفي حالة تأجيل السريان يجب إخطار أصحاب الشأن الاستمارات الموقوفة بميعاد السريان الجديد .
يجب عند إجراء التوثيق أو التصديق عيل التوقيعات أو إثبات التاريخ لأي محرر يكون إطرافه أو طالب الإجراء فيه غير مصري ، التحقق من حصول غير المصري علي ترخيص بالإقامة علي أرض الدولة مع توافر جواز سفر ساري المفعول .
ويمكن التحقق من توافر الترخيص بالإقامة من واقع بصمة خاتم الإقامة المدون بجواز السفر أو من بطاقة الإقامة أو من الشهادة الصادرة من مصلحة وثائق السفر والهجرة والجنسية أو فروعها التي تفيد الإعفاء من قيود التسجيل والإقامة .
وعلي الفئات المستثناة من تأشيرة الدخول وحمل جواز سفر ، عليهم تقديم مستند رسمي به صورة للشخص المستثني ومعتمدة من وزارة الداخلية طبقاً لأحكام المادة الخامسة من القانون رقم 89 لسنة 1960 المعدل بالقانون رقم 99 لسنة 1996 بشان دخول وإقامة الأجانب أراضي الدولة والخروج منها .
يتعين الاعتداد بالإعفاء من قيود الإقامة المدونة علي جواز سفر رعايا دولة السودان . أو بالشهادة لصدره من مصلحة وثائق السفر والهجرة والجنسية وأحد فروعها بذلك .
يجب علي الموثق إثبات ذلك بالمحرر والدفتر المعد للأجراء المطلوب الاحتفاظ بمكتب أو فرع التوثيق بصورة طبق الأصل من سند الإقامة أو الإعفاء منها موقعاً عليها رقم وتاريخ المحضر
ولا تسري الأحكام المتقدمة علي رعايا دولة الجماهيرية العربية الليبية .
استثناء من أحكام المواد السابقة يجوز إتمام إجراءات التوثيق أو التصديق علي التوقيعات بغير التأشير علي المحرر بصلاحيته للشهر في حالة إبرام العقود التي يترتب عليها إجراء تأشير هامشي وكذلك إذا ورد الأذن بذلك من مكتب الشهر العقاري المختص في حالة إجراء الشهر المؤقت
يراعي قبول إجراءات التوثيق أو التصديق علي توقيعات ذوي الشان أو إثبات تاريخ إقرارات التنازل عن الحق الشخصي الناشئ عن قرار تخصيص قطعة أرض فضاء أو وحدة سكنية باعتبار أن التنازل يتم في هذه الحالة عن حق شخصي .
يراعي الامتناع عن توثيق المحررات التي تتضمن تنازلاً عن تراخيص لبناء أو التصديق علي توقيعات ذوي الشان فيها أو إثبات تاريخها سواء كانت هذه التنازلات بمقابل أو بدون مقابل كما يراعي الامتناع عن تضمين مشروع المحررات المعدة للشهر مثل هذه التنازلات أو الإشارة إليها .
لا يجوز تقديم العقود العرفية أو الرسمية التي تتضمن تعاقداً بين أطرافها إلي مكاتب التوثيق وفروعها لتوثيقها أو التصديق علي توقيعات ذوي الشأن فيها إذا بلغت قيمتها خمسة آلاف جنية فأكثر إلا إذا كانت موقعة من أحد المحامين المقبولين للمرافعة أمام المحاكم الابتدائية علي الأقل ومصدقاً علي توقيعه من النقابة الفرعية المختصة بصفته ودرجة قيده .
وذلك فيما عدا عقود تأسيس شركات المساهمة وعقود الرهن الرسمي أو تعديلها فلهذه الأخيرة يلزم التوقيع عليها من أحد المحامين المقبولين للمرافعة أما محاكم الاستئناف علي الأقل ومصدقاً علي توقيعه من النقابة الفرعية المختصة بصفة ودرجة قيده أما العقود التي كون أحد أطرافها جهة حكومية أو هيئة عامة أو مؤسسة عامة أو شركة من شركات القطاع العام أو قطاع الأعمال أو إحدى المؤسسات الصحفية أو البنوك فيكتفي باعتماد التوقيع علي النحو المشار إليه من الإدارة القانونية لهذه الجهات وتختم بخاتمها .
ولا تسري الأحكام المتقدمة عيل مشروعات المحررات الخاصة بأوراق الإجراءات كشهر الإرث وإلغاء الوقف وصحف الدعاوى وما شابها أو الخاصة بشهر الأحكام .
كما لا تسري علي المحررات المطلوب إثبات تاريخه مهما بلغت قيمة هذه المحررات .
يجب التحقيق من استمال المحررات الموثقة أو المصدق علي التوقيعات فيها علي بيان جنسية وديانة ومهنة أصحاب الشأن فيها وعلي أن يثبت هذا البيان بالدفاتر المتعلقة بها عدا الفهارس
توثيق المحررات يكون باللغة العربية فإذا كان أحد المتعاقدين يجهل هذه اللغة أولاً يجيدها استعان الموثق بمترجم يقدمه المتعاقدون ويكون محل ثقتهم ويجب أن يوقع المترجم علي المحرر مع المتعاقدين والموثق ويلاحظ بالنسبة للأسماء الأجنبية إمكان كتابتها بالأحرف اللاتينية إظهاراً لها .
ومع ذلك إذا كان المحرر المقدم للتصديق علي توقيعات ذوي الشان فيه باللغة أجنبية وجب اشتماله علي ملخص باللغة العربية موقع عليه منها .
وبالنسبة للعقود المحررة بلغة أجنبية والتي يطلب إثبات تاريخها يكتفي بتوقيع مقدمها علي ملخص لها باللغة العربية .
لا يجوز للموثق أن يباشر توثيق محرر أو التصديق علي توقيعات أصحاب الشان فيه يخصه شخصياً أو تربطه وأصحاب الشان فيه صلة مصاهرة أو قرابة لغاية الدرجة الرابعة .
ويراعي في تطبيق هذا النص الأصيل من المتعاقدين دون الوكيل فإذا كان الأصيل من المتعاقدين دون الوكيل فإذا كان الأصل لا تربطه بالموثق صلة قرابة أو مصاهرة لغاية الدرجة الرابعة فيجوز في هذه الحالة السير في إجراءات المحرر بغض النظر عن صلة القرابة أو المصاهرة التي تربطه بالوكيل .
لا يجوز للموثق أن يباشر أي إجراء من إجراءات التوثيق أو التصديق علي التوقيعات أو إثبات التاريخ بشأن الإقرارات المتعلقة بالتبرع بالكلى أو أي عضو من أعضاء جسم الإنسان حياً كان أو ميتاً وذلك إلي حين صدور قانون ينظم نقل الأعضاء أو التبرع بها موضحاً الشروط التي يلزم مراعاتها من وجهة النظر الطبية والشرعية .
إذ اتضح للموثق عدم توافر الأهلية أو الرضا لدي المتعاقدين أو إذا كان المحرر المطلوب توثيقه أو التصديق علي التوقيعات فيه ظاهر البطلان كان للموثق أن يرفض الإجراء كتابة علي أن يعتمد ذلك من رئيس مكتب أو فرع التوثيق ويختم بخاتم شعار الدولة ويعاد المحرر إلي ذوي الشأن بكتاب موصى عليه مع إبداء الأسباب علي النموذج المعد لذلك والذي يتم الاحتفاظ بصورته وصورة المحرر المرفوض بمكتب أو فرع التوثيق .
لمن رفض توثيق محررة أن يتظلم إلي قاضي الأمور الوقتية بالمحكمة التي يقع مكتب التوثيق في دائرتها وذلك في خلال عشرة أيام من إبلاغ الرفض إليه له أن يطعن في القرار الذي يصدره القاضي أمام غرفة المشورة بالمحكمة الابتدائية .
ولا يخل ذلك لحق ذوي الشأن في التظلم للمصلحة مباشرة .
تنفيذاً لقرار رئيس الجمهورية رقم 524 لسنة 1990 بشأن الموافقة علي اتفاقية التنقل والإقامة والعمل بين جمهورية مصر العربية والجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية العظمي الموقعة في القاهرة بتاريخ 3/12/1990م يستثني رعاية دولة الجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية العظمي من شرط تقديم بطاقة الإقامة بجمهورية مصر العربية اكتفاء بالبطاقة الشخصية وذلك عند اتخاذ أي إجراء من إجراءات الشهر العقاري أو التوثيق تيسيراً لهم في التعامل .
تنفيذاً لأحكام المادتين رقمي (11) ، (12 مكرراً ) من القانون رقم 114 لسنة 1946 بتنظيم الشهر العقاري وتعديلاته يجب علي مكاتب التوثيق وفروعها عدم إتمام – التوثيق أو التصديق علي توقيعات ذوي الشأن في المحررات والسندات التي ترد علي منفعة العقار إذا زادت مدتها علي تسع سنوات كعقود الإيجار وغيرها وكذلك في الأحكام النهائية المثبتة لشيء من ذلك .
وفي المخالصات والحوالات بأكثر من أجرة ثلاث سنوات مقدماً وفي الأحكام النهائية المثبتة لذلك إلا إذا كان مؤشراً عليها بصلاحيتها للشهر من مأموريات الشهر العقاري المختصة وبشرط إلا يكون طلب الشهر الذي يبني عليه المحرر قد اعتبر كأن لم يكن بمضي المدة القانونية حيث أن هذه المحررات من المحررات واجبة الشهر .
كما يجب علي مكاتب التوثيق وفروعها الامتناع عن إثبات تاريخ هذه المحررات والسندات والمخالصات والحوالات والأحكام النهائية المشار إليها بالفقرة السابقة حيث أن هذه المحررات واجبة الشهر بطريق التسجيل .
